10 häufige Fehler bei Gebührenabrechnungen vermeiden
Praxisleitfaden für Steuerberater: Die zehn häufigsten Fehler in Gebührenangelegenheiten erkennen und vermeiden
Einleitung
In gerichtlichen Auseinandersetzungen über Gebührenstreitigkeiten zeigt sich immer wieder, dass häufig Rechtsanwälte eingeschaltet werden, die keine oder nur geringe Kenntnisse von der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) – oder noch von der „alten“ Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) – haben.
Steuerberater sollten daher in Erwägung ziehen, den Gebührenprozess – jedenfalls bis zum Amtsgericht – selbst zu führen und sich vorab gründlich zu informieren. Bei Verfahren vor höheren Gerichten empfiehlt sich die Konsultation eines Rechtsanwalts, der auf dem Gebiet des Gebührenrechts spezialisiert ist, idealerweise mit eigener Steuerberaterqualifikation.
Wichtiger Hinweis
Bei Gebührenprozessen ist es dringend zu empfehlen, vorab die angezweifelten Rechnungen auf ihre ordnungsgemäße Erstellung und die Einhaltung der formalen Anforderungen zu überprüfen. Andernfalls kann ein solcher Prozess bereits von vornherein an den formalen Anforderungen scheitern.
Dabei ist zu bedenken, dass es nicht als selbstverständlich angesehen werden kann, dass sich alle Prozessbeteiligten (das bezieht sich auch auf die Richter) in Gebühren- und/oder Vergütungsfragen auskennen; in den meisten Fällen wird daher ein Gutachter – in der Regel über die jeweilige Steuerberaterkammer – eingeschaltet, der in Gebühren- und/oder Vergütungsfragen bewandert ist. Zwar sollte das Gericht in formeller Hinsicht selbst beurteilen können, ob bei der Rechnungsstellung die formellen Vorgaben der StBVV eingehalten worden sind, jedoch verfügen Richter häufig nicht über ausreichende Sachkenntnisse, um die Angemessenheit der einzelnen Gebührenpositionen zu beurteilen.
Fehler 1: Kein schriftlicher Auftrag
In der Regel liegen keine (schriftlichen) Aufträge vor! Eine schriftliche Auftragserteilung wird zwar von der StBVV nicht vorgegeben, jedoch bestreiten Mandanten vor Gericht immer wieder, Aufträge entweder überhaupt nicht oder nicht in dem vom Steuerberater berechneten Umfang erteilt zu haben.
Beweissicherung ist entscheidend
Es empfiehlt sich daher aus Gründen der Beweissicherung, sich stets einen Auftrag schriftlich erteilen zu lassen. Dies schützt Sie im Streitfall und erleichtert die Beweisführung erheblich.
Handlungsempfehlung
Lassen Sie sich jeden Auftrag schriftlich bestätigen. Dies kann durch:
- • Unterschriebenen Steuerberatervertrag
- • E-Mail-Bestätigung des Mandanten
- • Auftragsbestätigung per Brief
- • Dokumentierte Vollmacht
Fehler 2: Keine Vereinbarungen bei abweichenden Gebühren
Nach § 4 Abs. 4 StBVV muss der Steuerberater den Auftraggeber in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann. Eine entsprechende Information kann entweder in den schriftlichen Steuerberatervertrag oder in Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen werden.
Es ist aber auch möglich, den Mandanten hierüber in Form eines gesonderten Informationsblattes, z.B. per Brief, E-Mail oder SMS, entsprechend zu informieren. Nicht ausreichend ist eine Information auf der Internetseite des Steuerberaters.
Häufiger Fehler in der Praxis
Oft rechnen Steuerberater höhere Gebühren ab (z.B. bei Lohnabrechnungen oder Einspruchs- und/oder Finanzgerichtsverfahren nach höheren oder anderen Gebühren – Wertgebühr anstatt der Zeitgebühr). Diese können aber nur dann abgerechnet werden, wenn dies zuvor mit dem Mandanten vereinbart worden ist und die Vereinbarung in Textform vorliegt.
Praxistipp: Schriftliche Bestätigung
Der Steuerberater sollte darauf achten, dass der Mandant diese Vereinbarung noch einmal schriftlich bestätigt, damit in einem eventuell erforderlichen späteren Prozess nachgewiesen werden kann, dass der Mandant einer solchen Vereinbarung tatsächlich zugestimmt hat.
Formulierungsvorschlag: Informationsblatt
Betreff: Information gemäß § 4 Abs. 4 StBVV
Sehr geehrte/r [Name],
hiermit weise ich Sie gemäß § 4 Abs. 4 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) darauf hin, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann.
Die gesetzlichen Gebühren ergeben sich aus der StBVV. Soweit keine abweichende Vereinbarung getroffen wird, gelten die gesetzlichen Gebühren.
Mit freundlichen Grüßen
Fehler 3: Fehlende Text- oder Schriftform bei Pauschalvereinbarungen
Daneben fehlen bei pauschalen Gebührenabrechnungen (z.B. bei laufender Buchhaltung) die entsprechenden Pauschalvereinbarungen, die neuerdings in Textform und für einen Zeitraum von mindestens einem Jahr zu treffen sind (§ 14 Abs. 1 S. 2 StBVV). Es ist jedoch darauf zu achten, dass nicht jede Leistung pauschaliert werden kann (§ 14 Abs. 2 StBVV).
Während bis zur Änderung dieses Paragraphen in 2017 von „Schriftform" auf „Textform" noch galt, dass diese Pauschalvereinbarungen auch von beiden Parteien unterschrieben sein mussten, genügt jetzt die Textform. Aber Vorsicht! Im Streitfall muss bewiesen werden, dass der Mandant die Pauschalvereinbarung auch in Textform erhalten hat.
Beweislast beim Steuerberater
Im Streitfall müssen Sie beweisen können, dass der Mandant die Pauschalvereinbarung in Textform erhalten hat. Bewahren Sie daher E-Mail-Bestätigungen, Versandnachweise oder andere Belege sorgfältig auf.
Checkliste: Anforderungen an Pauschalvereinbarungen
- ✓ Textform erforderlich (§ 14 Abs. 1 S. 2 StBVV)
- ✓ Mindestdauer: Ein Jahr
- ✓ Nicht jede Leistung pauschalierbar (§ 14 Abs. 2 StBVV prüfen)
- ✓ Nachweis über Zugang beim Mandanten aufbewahren
- ✓ Leistungsumfang genau definieren
- ✓ Pauschalbetrag und Zahlungsmodalitäten festlegen
Fehler 4: Falsche Gebührenansätze
Falsche Ansätze: Anstatt der Wertgebühr wird sehr oft die Zeitgebühr genommen. Das geschieht in der Regel bei Leistungen nach § 21 StBVV „Rat und Auskunft"; hier sieht die StBVV grundsätzlich die Wert- und nicht die Zeitgebühr vor!
Der Steuerberater kann aber an Stelle der Wertgebühr die Zeitgebühr ansetzen, wenn sich ein Gegenstandswert nicht bestimmen oder schätzen lässt. Wird die Zeitgebühr angesetzt, sind dann aber unbedingt die angefallenen Zeiten korrekt festzuhalten, mit ausreichendem Text, wann und was gemacht wurde, mit wem gesprochen wurde und worüber.
Fehlerbeispiel: Unzureichende Zeiterfassung
❌ Falsch: „Gespräch mit Mandant"
Diese Notiz genügt nicht! Es muss korrekt heißen: „Mitarbeiter xy, Gespräch mit Mandant M am 5.8.2018 über Buchhaltung Juli 2018".
Formulierungsvorschlag: Korrekte Zeiterfassung
✓ Richtig:
- • „Mitarbeiter Müller, Gespräch mit Mandant Schmidt am 15.03.2024 über Jahresabschluss 2023, Dauer: 45 Min."
- • „Bearbeitung Einspruch gegen Steuerbescheid vom 10.03.2024, Mandant Meyer, Recherche Rechtsprechung, Dauer: 2 Std."
- • „Telefonat mit Finanzamt Hamburg am 20.03.2024 bezüglich Umsatzsteuer-Voranmeldung Mandant Schulz, Dauer: 30 Min."
Fehler 5: Ungerechtfertigte Höchstgebühr
Die Höchstgebühr anzusetzen, ohne diese im Detail zu begründen, macht die Rechnung zwar grundsätzlich nicht falsch, führt aber häufig zu Rechtsstreitigkeiten. Nach neuester Rechtsprechung kann jedoch die Mittelgebühr angesetzt werden, wenn es sich um eine Leistung von „mittlerer Art" und „mittlerem Schwierigkeitsgrad" handelt.
Als Ausgangspunkt von der Mindestgebühr auszugehen, ist durch die Rechtsprechung überholt. Soll von der Mittelgebühr abgewichen werden, ist es wichtig, stets Anmerkungen zu machen (in der Rechnung oder im Begleitbrief zur Rechnung), warum, wieso, weshalb – so die sehr restriktive Rechtsprechung, andernfalls können davon abweichende Gebühren nicht anerkannt werden.
Aktuelle Rechtsprechung
Der Steuerberater muss nicht mehr nachweisen, dass die in Rechnung gestellte Leistung nur unterdurchschnittlich schwierig war, sondern er kann in allen Angelegenheiten die Mittelgebühr berechnen. Die Mittelgebühr ist damit der neue Ausgangspunkt.
Handlungsempfehlung: Begründung bei Abweichung
Wenn Sie von der Mittelgebühr abweichen möchten, fügen Sie in der Rechnung oder im Begleitbrief eine Begründung hinzu:
- • Besondere Komplexität des Sachverhalts
- • Umfangreiche Recherche erforderlich
- • Zeitdruck und Dringlichkeit
- • Besondere Verantwortung oder Haftungsrisiko
- • Außergewöhnlicher Umfang der Unterlagen
Fehler 6: Fehlende Rechnungsangaben
Grundsätzlich müssen die einschlägigen Paragraphen, Tabellen und Zehntel-Sätze in die Rechnung mit aufgenommen werden. Die Zehntel-Sätze sind zwar nicht zwingend im Gesetz vorgegeben, erleichtern aber dem Richter den Nachvollzug einer Rechnung.
Checkliste: Pflichtangaben in Rechnungen
- ✓ Einschlägige Paragraphen der StBVV
- ✓ Relevante Tabellen (z.B. Tabelle A, B oder C)
- ✓ Zehntel-Sätze (empfohlen, nicht zwingend)
- ✓ Bezeichnung der erbrachten Leistung
- ✓ Gegenstandswert bei Wertgebühren
- ✓ Zeitaufwand bei Zeitgebühren
- ✓ Auslagen (§ 16 StBVV)
Fehler 7: Keine Angemessenheitsprüfung
Die Angemessenheit der Gebühren für die erbrachten Leistungen ist grundsätzlich für jede Angelegenheit zu überprüfen, d.h., die Abrechnung der erbrachten Leistungen muss angemessen sein. Weder bei den Stundensätzen noch bei den Zehntel-Sätzen dürfen die Gebühren zu hoch angesetzt werden.
Gesetzliche Grundlage: § 64 StBerG
„Die Höhe der Gebühren darf den Rahmen des Angemessenen nicht übersteigen und hat sich nach Zeitaufwand, Wert des Objekts und Art der Aufgabe zu richten."
Prüfkriterien für Angemessenheit
- Zeitaufwand: Ist der abgerechnete Zeitaufwand realistisch und nachvollziehbar?
- Wert des Objekts: Steht die Gebühr in einem angemessenen Verhältnis zum Gegenstandswert?
- Art der Aufgabe: Entspricht die Gebühr der Komplexität und Verantwortung der Aufgabe?
- Vergleichbarkeit: Sind die Gebühren mit ähnlichen Fällen vergleichbar?
Fehler 8: Vergessene Auslagen
Der Ansatz von Auslagen wird meist vergessen (§ 16 StBVV – korrekt heißt diese Position: „Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen"), das gleiche gilt für den Ansatz der Zeitgebühr bei der Prüfung von Steuerbescheiden (§ 28 StBVV). Diese Leistungen werden häufig nicht in Rechnung gestellt.
Checkliste: Häufig vergessene Positionen
- ✓ § 16 StBVV: Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen
- ✓ § 28 StBVV: Zeitgebühr bei Prüfung von Steuerbescheiden
- ✓ Fahrtkosten und Reisekosten
- ✓ Kopier- und Dokumentationskosten
- ✓ Kosten für externe Dienstleister (z.B. Übersetzungen)
Handlungsempfehlung
Empfehlung: Nehmen Sie diese Tätigkeiten in den Auftrag und/oder in die Vollmacht mit auf! So stellen Sie sicher, dass Sie diese Positionen später auch abrechnen können und der Mandant über die anfallenden Kosten informiert ist.
Fehler 9: Unvollständige Rechnungsangaben
Es muss stets darauf geachtet werden, dass der § 9 Abs. 2 StBVV strikt eingehalten wird: u.a. Bezeichnung des Gebührentatbestandes, Bezeichnung der Auslagen, der angewandten Vorschriften der StBVV und bei Wertgebühren auch die Angabe des Gegenstandswertes.
Auch darauf achten, dass die richtigen Werte angesetzt werden, z.B. bei Abrechnung nach Umsatz der korrekte Jahresumsatz, nicht der vorläufige! Dieser steht aber immer erst im Folgejahr fest. Auch hier kann der in der Rechnung falsch angesetzte Jahresumsatz zur Nichtigkeit und daher zur Nicht-Einklagbarkeit einer Rechnung führen.
Achtung: Falscher Gegenstandswert
Ein falsch angesetzter Jahresumsatz (z.B. vorläufiger statt korrekter Wert) kann zur Nichtigkeit und damit zur Nicht-Einklagbarkeit einer Rechnung führen. Der korrekte Jahresumsatz steht oft erst im Folgejahr fest.
Praxistipp: Nachträgliche Korrektur möglich
Jedoch ist grundsätzlich (auch noch im Prozess) eine nachträgliche Korrektur des Gegenstandswertes möglich. Dokumentieren Sie die Gründe für die ursprüngliche Wertansetzung und die spätere Korrektur sorgfältig.
Fehler 10: Fehlende Textform der Berechnung
Nach § 9 Abs. 1 StBVV kann der Steuerberater die Vergütung nur aufgrund einer von ihm oder auf seine Veranlassung dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung fordern; die Berechnung bedarf der Textform. Dies bedeutet, dass die Berechnung in einer Form erfolgen muss, die es ermöglicht, den Inhalt dauerhaft festzuhalten und später nachzuweisen.
Textform ist erfüllt durch:
- • E-Mail mit Rechnung als PDF-Anhang
- • Brief per Post
- • PDF-Dokument per E-Mail oder Download-Link
- • Fax (sofern noch verwendet)
Nicht ausreichend sind:
- • Mündliche Berechnung (z.B. am Telefon)
- • Unverbindliche Schätzung ohne detaillierte Berechnung
- • Berechnung ohne dauerhafte Speicherung
Textform ist Mindestanforderung
Die Textform-Anforderung nach § 9 Abs. 1 StBVV ist zwingend. Ohne eine ordnungsgemäße Berechnung in Textform kann die Vergütung nicht gefordert werden. Eine mündliche Berechnung oder eine unverbindliche Schätzung genügt nicht.
Handlungsempfehlung: Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen per E-Mail (PDF-Anhang) erfüllen die Textform-Anforderung. Achten Sie darauf, dass:
- • Die Berechnung alle Pflichtangaben nach § 9 Abs. 2 StBVV enthält
- • Die E-Mail archiviert wird (Nachweis der Mitteilung)
- • Der Mandant die Rechnung tatsächlich erhalten hat
Praxistipp: Nachweis der Mitteilung
Bewahren Sie Nachweise über die Mitteilung der Berechnung auf (z.B. E-Mail-Versandbestätigung, Posteinlieferungsbeleg). Im Streitfall müssen Sie beweisen können, dass der Mandant die Berechnung in Textform erhalten hat. Der Lauf der Verjährungsfrist ist zwar von der Mitteilung der Berechnung nicht abhängig (§ 9 Abs. 1 S. 2 StBVV), jedoch kann ohne ordnungsgemäße Berechnung die Vergütung nicht gefordert werden.
Fazit
Wer die genannten zehn Fehler in seinen Rechnungen und/oder Gebührenangelegenheiten vermeidet, ist immer auf der „richtigen Seite!"
Checkliste: Rechtssichere Gebührenabrechnung
- ✓ Fehler 1: Schriftlichen Auftrag einholen
- ✓ Fehler 2: Hinweis nach § 4 Abs. 4 StBVV in Textform
- ✓ Fehler 3: Pauschalvereinbarungen in Textform für mind. 1 Jahr
- ✓ Fehler 4: Korrekte Gebührenansätze (Wert- vs. Zeitgebühr)
- ✓ Fehler 5: Mittelgebühr als Ausgangspunkt, Abweichungen begründen
- ✓ Fehler 6: Paragraphen, Tabellen und Zehntel-Sätze angeben
- ✓ Fehler 7: Angemessenheit nach § 64 StBerG prüfen
- ✓ Fehler 8: Auslagen nicht vergessen (§ 16, § 28 StBVV)
- ✓ Fehler 9: Vollständige Angaben nach § 9 Abs. 2 StBVV
- ✓ Fehler 10: Textform der Berechnung (§ 9 Abs. 1 StBVV)
Abschließender Hinweis
Bei Unsicherheiten in Gebührenangelegenheiten oder vor Gebührenprozessen sollten Sie einen auf Gebührenrecht spezialisierten Rechtsanwalt konsultieren, idealerweise mit Kenntnissen der StBVV oder selbst Steuerberater. Eine sorgfältige Vorbereitung und Einhaltung der formalen Anforderungen erspart Ihnen Zeit, Kosten und Ärger.